Ogni evento dovrebbe essere preparato con accuratezza, in modo che i presenti si sentano a proprio agio e ne ricavino un'impressione positiva dell'impresa.
Per esempio è importante invitare tutti gli ospiti per iscritto. Per non perdere di vista lo scopo della manifestazione, dovreste anche porvi un obiettivo. Potete per esempio prefiggervi di allacciare un determinato numero di nuovi contatti personali. E naturalmente dovete raccogliere i dati di contatto di tutti i visitatori che partecipano per la prima volta, questo è l'obiettivo principale dell’evento! A questo scopo è utile ad esempio una piccola lotteria con sorteggio di premi.